كيف أقوم بتشغيل البرنامج المحاسبي في منشأتي لأول مرة ؟
إن قرار تركيب برنامج المحاسبة لأول مرة ،أو تبديل البرنامج الحالي قرار صعب وخطير ولا بد من التحضير له جيداً عبر الخطوات التالية :
1 – لا بد من الاستمرار في استخدام الجملة الدفترية السابقة ولو لفترة من الزمن بالتوازي مع البرنامج الجديد لضمان تدفق المعلومات للإدارة وتحسباً من أي إخفاق في تشغيل البرنامج الجديد.
2- تدريب الموظفين القائمين على تشغيل البرنامج الجديد بما يضمن تشغيلهم له بكل كفاءة وفعالية.
3- بناء شجرة الحسابات وشجرة المواد للمستودعات بشكل سليم مع الأخذ بعين الاعتبار طبيعة النشاط وشكل المخرجات والتقارير المطلوبة.
4- ضمان إصدار المستندات من البرنامج بشكل صحيح شكلاً ومضموناً من سندات قيد وقبض وصرف والمستندات اللازمة لحركة المخزون وغيرها والتي ستعتبر المدخلات لهذا البرنامج.
5- التعديل طريقة التوثيق بشكل يتطابق مع البرنامج الجديد ويقصد بالتوثيق آلية حفظ المستندات المرافقة للقيود في برنامج المحاسبة .
6- توزيع المهام والصلاحيات على المحاسبين ومدخلي البيانات مع الانتباه إلى نظام الرقابة الداخلية الذي يمنع تداخل المهام أو تنفيذ شخص واحد لأكثر من مهمة.
7- تحليل مخرجات البرنامج الجديد والتأكد من صحتها بمقارنتها مع الجملة المستندية القديمة والتي تحدثنا عنها في الفقرة 1 أعلاه ، وبعد التأكد من مطابقة المخرجات وصحتها مع الجملة المستندية السابقة يمكن إيقاف العمل بالجملة المستندية القديمة.
8- تطوير أداء البرنامج وهو عمل مستمر بالاستفاده من كامل امكانيات البرنامج والفحص الدائم لدقة مخرجاته ، ( فالشك صفة محمودة لدى المحاسب )
