تحدثنا سابقاً ( السيولة والربحية ) عن الأدوات والإجراءات المؤثرة على السيولة الربحية للمنشآت الهادفة للربح
وسنحاول في هذه السلسلة التفصيل والشرح بشكل موجز عن هذه الأدوات والإجراءات وأولها كان البرامج المحاسبية ، والتي شهدت تطور لافت وسريع في العقد الأخير لتصل إلى مستويات عالية جداً من الدقة والسرعة والتنوع وبتكاليف جدا اقتصادية.
لرجل الأعمال أو المحاسب أن يسأل نفسه مجموعة من الأسئلة قبل اعتماده للبرنامج المحاسبة
السؤال الأول : لماذا أنا بحاجة لبرنامج المحاسبة ؟
( الكفاءة ) فكما هو معلوم فإن القرار الاقتصادي والمالي يعتمد على المعلومة المحاسبية والمالية والتي يجب أن تصدر في الوقت المناسب قبل اتخاذ هذا القرار للوصول إلى المنفعة المطلوبة ، فإذا لم تصل هذه المعلومة إلى صاحب القرار في الوقت المناسب فلا فائدة منها ، وهذا ما توفره البرامج المحاسبية بسرعة عالية مقارنة بالتسجيل التقليدي اليدوي على الدفاتر.
( الفعالية ) نقصد هنا دقة المعلومة فمن المؤكد أن البرامج المحاسبية أكثر دقة وتقاريرها أكثر تنوعاً وشمولية من التسجيل التقليدي ، وصاحب القرار بحاجة إلى معلومة دقيقة وأحياناً مفصلة لتساعده في اتخاذ قراره , وهو ما توفره برامج المحاسبة مقارنة بالتسجيل التقليدي.
( الوفر ) إن الوفر الذي تحققه المنشأة بالأجور ملفت وحسب تقديري محاسب واحد يستطيع إداء الأعمال المحاسبية في منشأة ما مقارنة بثلاثة محاسبين يسجلون على الدفاتر التقليدية .
( النمطية ) توفر البرامج المحاسبية نوع من النمطية في العمل وذلك بحصر توجيه القيود بنمط معين يحدد سابقاً عند تنصيب البرنامج مما يخفف احتمال الاخطاء في توجيه القيد المحاسبي ، طبعاً هنا نقصد الخطأ بنوعيه المقصود والغير مقصود.
( التنوع ) ونقصد هنا التنوع في المخرجات فبالإضافة للقوائم المالية المعتمدة حسب المعايير والقانون نجد أن البرامج المحاسبية توفر شريحة واسعة من التقارير عن الربحية والتكاليف والمستودعات إدارة التحصيل ويمكن أن تدخل في صلب العمل الإداري اليومي في أي منشأة مهما كان حجمها.
( الإحكام ) ونقصد هنا بالتحديد ربط المحاسبة بإدارة النقد والمستودعات وإدارة الأصول الثابتة فهي تمتلك أهمية كبرى وأثرهما كبير وخطير جداً على المركز المالي ونتيجة الأعمال ، وببساطة المخزون ( في الشركات التجارية ) والأصول الثابتة ( في الشركات الخدمية ) يشكلان صلب رأسمال الشركة ومن المهم السيطرة وإحكام الرقابة عليهما وهو ما توفره البرامج المحاسبية.
( التدقيق ) من واقع عمل التدقيق من خلال البرامج المحاسبية أو من خلال السجلات الدفترية ، فلا يوجد مقارنة بينهما من ناحية السرعة والتكلفة ومن خلال سهولة تأمين المستندات اللازمة للمدقق لتوثيق عمله في التدقيق.
